Функция слияния в Microsoft Word: Как создать персонализированные документы быстро и просто

Функция Слияние (или Слияние почты) в Microsoft Word позволяет создать документы с одинаковым содержимым, но с уникальными данными, подставляемыми из внешних источников. Эта функция полезна для массовой рассылки писем, создания анкет, сертификатов и других документов, где требуется подстановка переменных данных. Ниже рассказывается о соединении документов более подробно.

Как осуществить слияние документов

Шаг 1: Подготовьте основной документ

1. Откройте Microsoft Word и создайте документ, который станет шаблоном для слияния.
2. В этом документе напишите текст, который будет одинаковым во всех созданных копиях. Там, где вам нужно подставить индивидуальные данные, вставьте маркеры, которые Word заменит на соответствующие значения (например, «Имя», «Фамилия», «Адрес»).

Шаг 2: Подготовьте источник данных

1. Источник данных можно создать в Excel, Access или даже в самой Word (в виде таблицы). Этот файл должен содержать столбцы с названиями переменных, которые вы хотите вставить, например, «Имя», «Фамилия», «Адрес».
2. Заполните строки данными, которые Word подставит при слиянии.

Шаг 3: Запустите мастер слияния

1. В Word откройте вкладку Рассылки и выберите Начать слияние > Пошаговый мастер слияния.
2. Выберите тип документа, который вы хотите создать, например Письма, Этикетки, Электронные сообщения.
3. Нажмите Далее и выберите Использовать текущий документ.
4. Подключите ваш источник данных: Выберите Выбрать получателей > Использовать существующий список и найдите подготовленный файл с данными или укажите таблицу (если она есть), содержащую данные для слияния.

Шаг 4: Настройте поля слияния

1. Вернувшись к документу, вставьте поля слияния в нужные места. Для этого выберите Вставить поле слияния на панели Рассылки и выберите нужные переменные.
2. Word подставит эти поля в шаблон и заменит их на соответствующие данные из источника.

Шаг 5: Просмотрите результат и выполните слияние

1. Чтобы увидеть, как документ будет выглядеть для каждого получателя, нажмите Предварительный просмотр результатов.
2. Нажмите Завершить и объединить и выберите Печать документов или Отправить документы по электронной почте (если выбрали этот формат).

После этого Word создаст индивидуальные документы или отправит письма, используя данные из таблицы, заменяя поля на уникальные значения для каждого получателя.